|
الكاتب إدارة المركز
|
|
الجمعة, 05 يونيو 2009 23:22 |
|
كما الحال في معظم الدوائر والادارات الحكومية، كانت دائرة الموارد الطبيعية والبيئة الاسترالية تقوم بتنفيذ مشترياتها معتمدةً على المعاملات الورقية والتي كانت تستهلك وقتاً طويلاً من أجل تنفيذها ناهيك عن الأخطاء التي تصاحب عملية الشراء والتوريد وعدم إمكانية التحكم بمستويات البضائع المطلوبة والزيادة التي لا طائل منها في المخزون وبالتالي الكلفة المالية الإضافية الناتجة عن عدم كفاءة النظام الورقي اليدوي.
قرر القائمون على تلك الإدارة أن يتخلصوا من المشاكل المذكورة عبر إعتماد نظام المشتريات والتوريد الإلكتروني (eProcurement)، وكان الهدف إيجاد بديل إلكتروني للدورة اليدوية للمشتريات: إصدار طلب المشتريات داخلياً، الموافقة على الطلب، إرسال طلب الشراء إلى الموردين، التأكد من البضائع المستلمة وإدخالها إلى نظام المخازن، ووصولاً دفع الفواتير، مع ضرورة دعم النظام الإلكتروني الجديد بوسائل المحاسبة والرقابة اللاحقة.
وقد بدأت الإدارة العليا في تلك الدائرة بتطبيق النظام الجديد وكان أول ما فعلته هو تدريب ما يقارب من 1500 موظف على التقنيات الجديدة، وتم تشغيل النظام على شبكة إنترانت الحكومة مع وجود منافذ أمينة عبر جدار النار (Firewall) من أجل التواصل إلكترونياُ مع المزودين المعتمدين ونظام الدفع الإلكتروني
• يقوم الموظف المسؤول عن طلب المشتريات بالتسجيل على موقع النظام الإلكتروني على الانترانت عبر إدخال اسم المستخدم وكلمة السر وإبتداءً من هذه الخطوة يقوم نظام المشتريات الإلكتروني بتسجيل (Auditing) كل العمليات التي يقوم به الموظف • يقوم الموظف بتعبئة طلب الشراء إلكترونياً عبر الاختيار من الكتالوج الإلكتروني ويرسل الطلب إلكترونياً إلى المدير المسؤول الذي يتولى بدوره الموافقة على الطلب إلكترونياً أو على قسم منه • يقوم النظام بإرسال الطلب إلكترونياً بنسق XML إلى مجموعة المزودين المعتمدة ومن ثم يتم شحن البضائع بعد موافقة المدير في الإدارة الحكومية على الأسعار المعروضة • يقوم الموظف المختص في الإدارة الحكومية باستلام البضائع وإدخالها إلى النظام الإلكتروني، وبعد التأكد من سلامة البضائع وكمياتها يتم الدفع للمزودين إلكترونياً.
• تكامل أنظمة الحكومة مع أنظمتهم الداخلية بطريقة تسمح لهم باستلام طلبات الشراء في نفس اللحظة التي تصدر فيها
• تحصيل مستحقاتهم الكترونياً ومن دون عناء إنتظار تنفيذ ودفع الفواتير الورقية
• خفض كلفة دورة المشتريات • إمكانية تحضير طلبات الشراء اتوماتيكياً بعد حصول نقص في المخزون ورفعها إلى المسؤول المختص للموافقة عليها • إستخراج إحصاءات وتقارير عن عمليات الشراء والتزويد • الحصول على أكبر عدد من عروض البيع من المزودين إلكترونياً
وتقول الإدارة الحكومية المذكورة في دراسة لها على الإنترنت أنها إستطاعت توفير ما يقارب 1.3 مليون دولار في السنة الاولى لتشغيل النظام وذلك ما يمثل حوالي 70 % توفير في فاتورة الشراء وقد أحصت الدائرة ما نسبته 65 % من مجمل العمليات قد تم إجراءها إلكترونياً
|
|
آخر تحديث ( الجمعة, 05 يونيو 2009 23:40 )
|
قنوات الاختصاص 
